ビジネスのコミュニケーションの手段がメールからビジネスチャットへ移行しているのをご存知でしょうか？ 今やチャットはビジネスにも欠かせないツールとなっていて、多くの企業が導入を進めています。

ではなぜビジネスチャットが利用されるようになったのでしょうか？ メールの欠点とそれを補うビジネスチャットのメリットをふまえ、その理由を解説していきます。

メールはもはや時代遅れ！？

メールは定番のコミュニケーションツールではありますが、ビジネスでの利用を考えた時に決して業務効率が良いとは言えません。配信が遅れたり届かなかったりすることがありますし、多人数でのやり取りが難しいのがメールの欠点です。

毎回「お世話になります」などの定型文を入れる必要がありますし、メールをフォルダ分けする作業も発生することにより、時間と手間を取られてしまう非効率さもメールの欠点と言えるでしょう。1〜2回のやり取りや確認のためであればメールで十分ですが、ビジネスで何通もメールをやり取りするのは時間がかかって仕方ありません。

そこでメールの代替として利用されているのがビジネスチャットです。リアルタイムでのやり取りが可能であるため、メールよりも早いコミュニケーションを可能としています。

ビジネスチャットのメリットは次項で詳しく解説しますが、社内だけではなく社外コミュニケーションにも広く利用されているのが最近の傾向です。もちろんメールもビジネスには欠かせないツールですが、ビジネスチャットを利用することで業務効率化が改善されることでしょう。

ビジネスチャットが利用されるワケ

リアルタイムでコミュニケーションができる

ビジネスチャットはリアルタイムでメッセージの送受信ができます。送信すれば共通のタイムラインにすぐに反映されるため、素早いコミュニケーションが可能です。

ごく稀にメッセージ遅延障害が起こることがありますが、基本的にはリアルタイムでメッセージをやり取りできます。ビジネスにおいてリアルタイムでコミュニケーションができるのは非常に大きなメリットです。

ただし、誤送信には気をつけなければなりません。メールは送信してしまうと修正できませんが、それゆえに送信前に内容をよく確認しようという意識が働きます。

しかし、チャットのメッセージは修正することができますが、手軽にメッセージを送信できるがゆえに確認を怠ってしまいがちです。ビジネスチャットを利用する際は、送信する前に内容を読み返す習慣をつけて誤送信をしないように気をつけてください。

複数人でのやり取りができる

メールは基本的に1対1でのやり取りしかできませんが、ビジネスチャットでは複数人でのやり取りが可能です。グループチャットの機能を利用すれば複数人と同時にメッセージのやり取りができます。

グループチャットは社内のプロジェクトやリモートワークで力を発揮し、チーム内の連絡やコミュニケーションで活躍します。グループチャットを使えばメンバーへの伝え漏れが防げますし、同一のメッセージを複数人に送信する手間が省けるため、作業が捗ることでしょう。

グループチャットはビジネスチャットを利用する大きなメリットで、メールから乗り換えることで業務効率化の改善が期待できます。

情報共有がしやすい

グループチャットは情報共有にも使えるのがひとつのメリットです。重要な情報からささいな情報までグループチャットに投稿するようにしておけば、社内やチーム内での情報共有が捗るでしょう。

メールだと一人ひとりに送信する手間がかかりますし、後で見返す時に探す手間もかかるため情報共有には向いていません。ビジネスチャットなら複数人に一気に送信できますし、タイムラインで見返しやすいため効率よく情報共有ができます。

ビジネスチャットは業務効率化につながる

ここまで解説したように、ビジネスチャットは複数人とリアルタイムでメッセージのやり取りができるのが大きなメリットです。ほぼタイムラグがないためビジネスでのコミュニケーションが捗ることでしょう。

ビジネスチャットはメールのように1件1件フォルダ分けする必要はありません。複数の要件があってもひとつのタイムラインでやり取りできますし、続けてやり取りするなら毎回「お世話になります」などの挨拶文を入れる必要がないため、時間と手間が省けます。

ひとつひとつは細かい手間ですが、やはり毎回行うとなると大きなタイムロスになりますし、管理も煩雑になりがちです。言わばそうしたメールの欠点を解決したのがビジネスチャットで、情報共有にも活用することで社内やチーム内でのコミュニケーションが活発になるでしょう。

おわりに

メールも主要なコミュニケーションツールであることは変わりないため、シーンによってビジネスチャットと使い分けることをおすすめします。日常的にメッセージのやり取りをしたり、チームでやり取りをしたりするのであればビジネスチャットが向いているでしょう。

ビジネスチャットの導入や操作は難しくありませんので、業務効率化の一貫として導入を検討してみてはいかがでしょう。